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JOSÉ A. FLORES RIVERA Supervisor de archiveros ARCHIVO GENERAL DE PUERTO RICO Los planos originales del presente Archivo General fueron trazados por el arquitecto Domingo Sesmero en el 1876. Nunca sirvió su propósito de hospital civil, y como cárcel provincial para la década del 1880. Durante el siglo XX, fue utilizado por el sector privado y público. Fue restaurado por el Instituto de Cultura Puertorriqueña, y reparado en años recientes. PReb ha estadp alistado en la sección de Archivos de la UNESCO

S EL 1972, año del advenimiento al Archivo General de Puerto Rico de la primera oleada de documentos municipales.

Con la llegada y estudio de la obra "Pueblo en Vilo", del mexicano Luis González, da comienzo a un marcado interés historiográfico por el estudio de la micro-historia. La historia del micro-mundo despierta en los investigadores, estudiosos y demás interesados en la pérdida de documentos que venía ocurriendo en los pueblos de la Isla. Tan crítica fue la situación que ya se habían comenzado a ofrecer para la venta documentos municipales del siglo XIX a través de catálogos procedentes de los Estados Unidos.

De manera rápida se coordinaron esfuerzos por rescatar los documentos existentes en los municipios antes de 1922. Esta gesta fue conocida como Proyecto Rescate de los Documentos Municipales.

¿Qué importancia tienen los documentos municipales?

Los estudios basados en los documentos municipales son pilares en el que se reconstruye la historia general del país. Por tanto se hace evidente la necesidad de preservar y conservar adecuadamente los documentos municipales.

De los municipios que conservan sus documentos en el Archivo General de Puerto Rico para el siglo XIX y XX se encuentran los siguientes:

Aguadilla, Aibonito, Arecibo, Arroyo, Barranquitas, Bayamón, Camuy, Carolina, Cayey, Ciales, Coamo, Comerío, Corozal, Fajardo, Guayama, Guayanilla, Isabela, Juana Díaz, Juncos, Lares, Loíza, Manatí, Orocovis, Río Grande, Sabana Grande, San Juan, Río Piedras y Utuado.
*Vea catalogaciones de documentos realizadas por el investigador histórico Luis R. Negrón Hernández en: Documentos de tu pueblo.

Otros pueblos solamente poseen documentos correspondientes al siglo XX como lo son: Aguas Buenas, Barceloneta, Cabo Rojo, Ceiba, Cidra, Dorado, Gurabo, Maunabo, Moca, Naguabo, Patillas, Rincón y Vega Alta. Hago constar que algunos pueblos señalados no tienen sus documentos ordenados ni inventariados. Por esta razón no todos los fondos municipales están disponibles a los usuarios y al público en general.

Discovering the Americas: The Archive of the Indies

¿Qué tipo de documentos relevantes y temas abarcan?

De todos los documentos generados en la administración pública municipal se pueden mencionar como los más relevantes o fundamentales los siguientes:

I. Libros de Actas:
Son la fuente de información escrita más relevante. Recoge el diario devenir de la administración del municipio. Se convierte el acta en una crónica, donde se discute una serie de situaciones que afectan al colectivo municipal. Se pueden mencionar entre estas las siguientes:

II. Reparto del Subsidio:

Se define como el documento que informa sobre la contribución directa. Este documento comenzó a partir de 1816. Consta, de un listado de todos los vecinos del pueblo y la cantidad de dinero que tenían que satisfacer por concepto contributivo. Para tener conocimiento del pago contributivo, cada vecino rendía una planilla de riqueza donde se expresaba el valor de la propiedad, producto o beneficio adquirido. Dependiendo de la propiedad que se poseía se llenaban las siguientes:

Libros de Historia de Fernado Picó

III. Juicios de paz y conciliación; Juicios verbales:
Son los casos o Juicios de menor cuantía económica que se podían resolver en el ámbito municipal. Los casos civiles por demandas no podían superar los 100 pesos y en los casos criminales se ventilaban querellas de ofensas menores. La información que provee da un buen cuadro de las relaciones comerciales de menor cuantía y de las condiciones sociales prevalecientes en los pueblos.

IV. Padrones o Censos:
Estos son documentos de listados estadísticos sobre distintos aspectos de la vida del pueblo. El investigador encontrará los siguientes tipos de padrones o censo como lo son:

V. Escalafón de las Milicias Urbanas:
Es el expediente donde se registra el nombre y rango de cada miliciano de acuerdo a la compañía que estuviese organizada. Todo pueblo recibía una copia de la lista de los militares bajo la jurisdicción, municipal. Este expediente se producía anualmente.

VI. Copiador de Circulares y Oficios:
Es el libro donde se anota los asuntos referentes al servicio público entre el municipio y las dependencias del estado. En el caso de las circulares estas son avisos dirigidos a diversas personas para dar conocimiento de algún asunto en particular o sobre algún ramo del servicio público. Las circulares por lo regular están identificadas y numeradas. El copiador facilitaba la consulta de algún asunto o materia.

VIII. Otros:

En resumen la conservación y preservación de los documentos municipales es de vital importancia porque reflejan los fundamentos del estado y de la sociedad. Todo ejercicio del estado ante el ciudadano común es evidente en los documentos municipales.

¿Qué se puede hacer para que no pierda tan valiosa documentación?

1. Deben fijarse responsabilidades judiciales para su conservación. Establecer leyes más específicas sobre el ramo con sanciones más severas.

2. Por ley cada municipio debe de estar obligado a tener un administrador de documentos permanente y debidamente certificado.

3. Preparación sistemática de un plan de retención de documentos. Esto es con el fin de segregar los documentos que han perdido su valor administrativo y los que aún lo conservan. Los documentos de mayor antigüedad deben ser remitidos al Archivo General de Puerto Rico previa lista de disposición.

4. Aquellos documentos de interés deben de estar disponibles para la consulta de los ciudadanos interesados.

5. Preparación de áreas físicas propias para la conservación de los documentos (bóvedas aclimatadas, controles de humedad, acceso, fuego, eliminación de agentes foráneos que destruyen los documentos. etc.).

En fin los documentos municipales son insustituibles y a todo costo deben de ser rescatados y conservados.



*Si tienes preguntas o deseas alguna ayuda al respecto, puedes escribirme a:

Archivo General de P.R.
Box 9024184,
San Juan, P.R. 00902-4184

ó llámar al: tel. (787) 725-3021 (Incluya en su mensaje que leyó el artículo en la revista cibernética "PReb" en PReb.com).

Acompáñanos en la visita del historiador fray Mario Rodríguez León, que nos narra la historia de los dominicos en Puerto Rico; de Marisel Flores, que nos habla de los 40 años del cine puertorriqueño; de Frank Lago y su encuentro con sus antepasados, y de los hermanos Ana y José Oquendo y sus búsquedas genealógicas. Dispuestos todos a orientarte en tus investigaciones.